Integritetspolicy

Datum: 2022-11-11 I denna policy beskrivs din rätt till integritet och Basetool AB:s åtagande att skydda dina personuppgifter. Basetool AB är ett svenskt bolag med huvudkontor i Göteborg som tillhandahåller programvara och tjänster till privata och offentliga företag och organisationer i Europa. Vi följer därför både svensk och europeisk dataskyddslagstiftning.

Vad omfattar Policyn?

Denna Policy gäller för Basetool AB:s Tjänster Destinero och Basetool samt dess kringprodukter. Policyn gäller även Basetool AB:s konsult- och supporttjänster.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Basetool AB, organisationsnummer 556721-4175, adress Lindholmspiren 7, 417 56 Göteborg är personuppgiftsansvarig part.

Vilka personuppgifter behandlar vi och för vilket ändamål (varför)?

Det övergripande ändamålet för behandling av dina personuppgifter är att Basetool AB ska kunna tillhandahålla den programvara, de funktioner och tjänster som våra kunder beställer (nedan kallat ”Tjänster”) på det sätt som förväntas.

* Endast de personuppgifter du själv har valt att skriva

Hur hanterar vi personnummer?

Vi hanterar endast personnummer i de fall det också används som organisationsnummer för enskild firma.

När inhämtar Basetool AB personuppgifter för behandling?

Basetool AB tar emot och behandlar personuppgifter när:

• du besöker vår hemsida och accepterar cookies.
• du själv kontaktar Basetool AB eller någon av Basetool AB:s anställda via telefon, email, brev eller liknande.
• någon av Basetool AB:s anställda erhåller ditt visitkort eller liknande, fysiskt eller digitalt, i avsikt att etablera en kommersiell relation eller beställa en Tjänst.
• du, ditt företag eller din organisation beställer en Tjänst.
• du registrerar dig som användare i någon av Basetool AB:s Tjänster och godkänner dess användarvillkor.
• du använder någon av Tjänsterna och däri själv ändrar eller lägger till uppgifter om dig själv.
• en annan användare i Basetool bjuder in dig till att registrera ett användarkonto i någon av Tjänsterna.
• du skickar in uppgifter om evenemang du arrangerar.
• du använder Basetools boknings- och betalningsfunktioner.
• vi som personuppgiftsbiträde erhåller dina personuppgifter från din arbetsgivare (vår kund).
• du anmäler dig till Basetool AB:s utbildningar och evenemang.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan förekomma i följande Basetool AB:s system (servrar, databaser och anställdas elektroniska arbetsutrustning):

• I Tjänsterna Basetool och Destinero samt dess funktioner.
• Kundregister (CRM)
• Leverantörsregister
• E-post och kalendrar
• Support- och Ärendehantering
• Elektroniska affärsdokument
• Projektplaneringsverktyg
• Ekonomisystem
• Internkommunikation (chat)

Utöver dessa system behandlas utskrifter av personuppgifter endast om det är en förutsättning för att fullgöra vår leverans av Tjänster eller som följer av rättsliga förpliktelser i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Vad är cookies och hur använder vi dem?

Basetool AB:s hemsida och Tjänster använder så kallade Cookies. Cookies är en liten textfil som placeras på datorn eller telefonen av en webbserver och fungerar som ett ID-kort. Cookies möjliggör att Tjänsterna kommer ihåg viktig information som förenklar ditt arbete och upplevelse av Tjänsterna. Liksom de flesta andra webbplatser använder Basetool AB Cookies med följande övergripande syften:

• Du har loggat in i någon av Tjänsterna och slipper logga in på varje ny sida du besöker.
• Hjälpa dig att hålla reda på vilka sidor du har som favoriter.
• Hjälpa dig att hålla reda på bokningar du vill göra eller har gjort.
• Anpassa våra Tjänster efter de inställningar och preferenser du angivit i din webbläsare.
• Räkna antalet användare och trafik. Genom att förstå hur Tjänsterna används kan vi utveckla och förbättra dem.
• Anpassa våra tjänster så att information du får av Basetool AB är relevant för dig.
• Samla in och analysera beteendedata baserat på användning av Tjänsterna, för att förbättra användarupplevelsen och även möjliggöra individanpassad kommunikation och budskap till användaren.

Det finns två typer av Cookies och Basetool AB:s Tjänster använder båda. Den ena typen, som kallas för Permanent Cookie, sparar en fil som ligger kvar på besökarens dator eller telefon på obestämd tid. Den används till exempel för att kunna anpassa en webbplats efter besökarens önskemål, val och intressen samt för statistikuppföljning. Den andra typen kallas Session Cookie. Under tiden en besökare är inne på Basetool AB:s hemsida eller använder någon Tjänst, lagras den temporärt i minnet i besökarens dator eller telefon. Session Cookies försvinner när du stänger din webbläsare.

Tjänsterna använder också tredjepartscookies för bland annat Google Analytics och för att inkludera innehåll från andra tjänster, t ex Facebook och Instagram. Syftet är dels att förstå hur våra Tjänster används och kunna förbättra dem, samt att kunna inkludera ytterligare relevant innehåll från tredjepartstjänster.

Kan du själv styra användningen av cookies?

Du kan använda webbläsarens inställningar eller annan programvara för att hindra att cookies lagras på din dator eller telefon. Om du gör det, så kan inte Basetool AB garantera att de Tjänster vi tillhandahåller fungerar korrekt eller enligt våra leveransvillkor.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Basetool AB åtar sig att förhindra obehörig åtkomst, spridning och annan otillbörlig behandling av personuppgifter. Basetool AB ska säkerställa konfidentialiteten hos de personuppgifter som vi behandlar, bevara personuppgifternas integritet och säkerställa tillgängligheten till personuppgifterna i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Som en del av våra åtaganden tillämpar vi rimliga och lämpliga organisatoriska, tekniska och fysiska förfaranden och åtgärder för att skydda informationen som vi samlar in och behandlar, med hänsyn till typen av personuppgifter och risken som du och våra kunder löper vid eventuella överträdelser.

• All datakommunikation sker med Secure Sockets Layer (SSL).
• För att få tillgång till Tjänsterna krävs inloggning med användarnamn och lösenord.
• Tjänsterna tillämpar lösenordsskydd i form av att inloggningsförfarandet är helt krypterat. Användarens lösenord lagras krypterat och kan inte läsas av någon annan än användaren själv.
• Det sker kontinuerlig verifiering av användare. Varje anrop till Tjänsterna innebär en kontroll av den inloggades behörighet.
• Basetool AB:s Tjänster driftas på interna servrar och moderna molntjänster med redundans i flera nivåer.
• Samtliga servrar och molntjänster skyddas av brandväggar.
• Basetool AB övervakar kontinuerligt både brandväggar och systemloggar.
• Basetool AB har heltäckande backuprutiner som säkerställer Tjänsternas kontinuitet.
• Endast ett fåtal nyckelpersoner på Basetool AB känner till hur säkerhetssystemet är uppbyggt.
• All Basetool AB:s personal är bunden av ett sekretessavtal som förhindrar spridning av data, information, samt kundens eller användarens personuppgifter.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Basetool AB sparar endast dina personuppgifter så länge som behövs för angivet ändamål, med beaktande av att vi ska kunna besvara frågor och lösa problem samt fullgöra rättsliga förpliktelser i enlighet med tillämplig lagstiftning, så kallad intresseavvägning.

Detta innebär att Basetool AB kan komma att spara dina personuppgifter under en rimlig tidsperiod efter din senaste inloggning i Tjänsterna eller den senaste kontakten mellan dig eller vår kund och oss. När vi inte längre behöver de personuppgifter som vi har samlat in så raderar vi dem. Vi kan komma att behandla personuppgifter för statistiska ändamål, men då kommer uppgifterna att pseudonymiseras eller avidentifieras.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

För att leverera våra Tjänster använder Basetool AB flera molntjänster som tillhandahålls av företag och organisationer inom och utom EU/EES för att lagra personuppgifter. Basetool AB anlitar emellanåt konsulter som behandlar personuppgifter. Samtliga sådana personuppgiftsbiträden har vi sekretess- och personuppgiftsbiträdesavtal med.

För att Basetool ska fungera som Tjänst så delas personuppgifter mellan användare i Basetool.

Vad har du för rättigheter som registrerad?

Som kund till Basetool AB eller användare av Tjänsterna, har du rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätt att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

När uppdateras den här integritetspolicyn?

Basetool AB uppdaterar integritetspolicyn löpande. När så sker publiceras den och finns tillgänglig på www.basetool.com, www.basetool.se och www.destinero.com.

Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter så kan du kontakta oss genom att skicka ett e-post till support@basetool.se eller ringa vår support på +46 (31) 788 15 20.